Работа импортера Tropiq: личный опыт

Импортер — это участник цепочки поставки зеленого кофе, который закупает зерно у производителей и ввозит его в свою страну для продажи. Он не только ездит по экзотическим местам, доставляет вкусный кофе любителям спешелти и поддерживает фермы и станции обработки. На этом пути он выполняет самые разные задачи: от исследования рынка до поиска морского транспорта.

Александр Хансен, координатор поставок в компании-импортере Tropiq, рассказал обо всех своих задачах в сезон урожая в Эфиопии. Оказывается, быть звеном между производителем и покупателем зерна не так просто. Александр описал свою работу в цикле статей в блоге компании, а мы перевели и резюмировали информацию.

Как импортер планирует покупку кофе

В сентябре сезон дождей в Эфиопии подходит к концу, и фермеры уже снимают первый урожай с деревьев. В это время Александр Хансен начинает планировать закупку зерна и большую часть времени проводит на переговорах. Он собирает запросы на лоты у клиентов — представителей обжарочных компаний. Параллельно Александр связывается с сотрудниками филиала Tropiq в Аддис-Абебе и экспортерами в Эфиопии. Он выясняет у коллег, достаточно ли стабильна политическая ситуация для поездки и каким будет грядущий урожай — ранним или поздним.

Закупку кофе координатор планирует на основе потребностей рынка, статистики поставок и продаж, прогнозов урожая и внутренней политики в стране.

К октябрю Александр определяется:

• под какие потребности клиентов закупит зерно;

• у каких производств;

• в каком количестве;

• каких профилей;

• в какие сроки.

Затем представитель Tropiq впервые за сезон отправляется в Эфиопию изучать все детали производства. Ведь клиенты компании ценят кофе не только как напиток в чашке, но и как продукт с особенной историей создания.

На что обращают внимание Tropiq при выборе поставщиков

В ноябре Александр уже знакомится с методами работы у намеченных поставщиков. Параллельно он фиксирует все подробности.

Координатор заполняет технические листы по зерну и отмечает высоту его произрастания, размер и разновидность. Кроме того, он выясняет детали о самом производстве: в каком регионе и населенном пункте оно находится, какие здесь почва, климат и ассортимент разновидностей. Александр изучает также технологии: оборудование и методы обработки, качество воды для нее, приспособления для сушки и хранения зерна.

Импортер обязательно посещает фермы и выясняет все детали по производству: от местной почвы до методов сушки и хранения зерна

В декабре Александр возвращается в главный офис Tropiq в Осло и отчитывается о поездке. На основе собранных координатором данных компания определяется, с какими поставщиками будет работать в новом сезоне. Затем Александр намечает маршрут новой командировки, в которой выбирает уже конкретные лоты кофе.

Каппинг-трип: встреча поставщиков и клиентов

В феврале координатор Tropiq снова отправляется в Эфиопию. Иногда с Александром едут клиенты компании, чтобы посмотреть производства и быстро выбрать лоты.

Во время этой командировки он выбирает, у кого будет закупать кофе. Он останавливается на тех экспортерах, кто разделяет бизнес-ценности Tropiq. К ним относятся: формирование надежных партнерских связей с лучшими специалистами в индустрии, продвижение уникальных лотов, развитие качества спешелти кофе. Кроме того, Александр дегустирует лоты нового урожая, выбирает самые перспективные сорта и договаривается о сроках поставок.

Каппинг — один из важнейших этапов закупки. Здесь необходим навык импортера определять потенциал зерна

Сложность каппинга на этом этапе состоит в том, что не все зерно показывает свой вкус и аромат так рано. Например, арабике из Эфиопии нужны месяцы после сбора, чтобы полностью раскрыться. Поэтому при первой дегустации ее вкус может быть вяжущим и травянистым, а аромат — приглушенным и недостаточно комплексным. К тому же характеристики зерна в чашке зависят от многих других факторов: партии, сорта, обжарки, ферментации, приготовления, дефектов и даже даты сбора.

Поэтому важный навык импортера для удачной покупки кофе — определять потенциал кофе. Здесь Tropiq опираются только на свой опыт дегустаций. Иногда координатор ошибается с выбором, и зерно раскрывается не так, как предполагалось. Чтобы избежать таких проблем, Александр пробует образцы кофе и заключает предварительный договор с поставщиками.

Предварительное заключение договора

Предварительное заключение договора — это обязательство перед поставщиком закупить зерно. Александр объясняет, что так компания приобретает преимущество перед другими импортерами, а именно — право первого отказа. Это возможность раньше всех приобрести партию зерна, когда она прибывает в Аддис-Абебу.

Такие соглашения не являются окончательными, ведь каппинг-трип — это только начало выбора кофе. При заказе зерна импортер оценивает вкус не один раз. В процессе поставок много этапов, и на этом пути кофе может поменяться. Бывает так, что образец с каппинга отличается от того, который приезжает в страну импортера.

Поэтому во время каппинг-трипа Александр всегда уточняет, какой образец зерна он пробует. Всего выделяют три варианта образцов:

Типовые образцы. Это самые первые зерна в пачменте. Они прибывают в Аддис-Абебу в середине-конце января. Импортер не делает выбор на их основе, а оформляет только предварительный договор. Для окончательного заключения сделки еще слишком рано: основной урожай может находиться на ферме или станции обработки.

Представитель Tropiq лишь снимает пробу для понимания, насколько удачна эта партия урожая. Если ягоды созрели успешно, тогда образец показывает чистую фруктовую кислотность, высокий уровень сладости, гладкое тело и стабильное качество чашки. Но урожай может развиться неправильно — например, из-за проливных дождей. Тогда типовой образец будет содержать больше дефектов. При этом вкус кофе будет менее сбалансированным и однородным.

Образцы предложения. Это уже обработанное, высушенное и упакованное зерно. Основная его часть при каппинге находится на складе рядом с фермой или станцией обработки. Такие образцы прибывают в Аддис-Абебу в конце января.

Если перед Александром оказался такой кофе, он также не спешит останавливать на нем выбор и заключает только предварительный договор.

Дело в том, что эти образцы формируют на складе экспортера из случайных мешков. Причем к концу января их скапливается очень много. По прибытии на склад в Аддис-Абебе их делят на несколько партий, чтобы продать разным покупателям. При этом сложно предсказать, в какой из них окажется понравившийся импортеру лот. В итоге он может получить совсем другой кофе.

Образцы со склада. Это зерно со склада в Аддис-Абебе, с которого еще не сняли пачмент для экспорта. На его основе Александр может точнее оценить качество кофе. Из мешков одной партии координатор выбирает пять, берет из них образцы и отправляет в лабораторию Tropiq в Осло. Туда они поступают уже в начале февраля.

Выбор Tropiq делают уже на основе лабораторных исследований складских образцов. Затем партию стараются быстрее выкупить: хорошего кофе меньше, чем покупателей, и он редко продается дольше недели. После этого импортер приступает к последнему этапу — отгрузке и доставке зерна в свою страну.

Образцы зерна со склада позволяют наиболее точно понять качество урожая

Подготовка кофе к отгрузке и доставка

Перед отгрузкой импортер готовит документы, заказывает предэкспортную подготовку зерна, окончательно утверждает состав партии и организует транспортировку в порт и из него.

Оформление документов. Договор на каждую партию кофе компания Tropiq представляет в Национальный банк Эфиопии. Он просматривает его и убеждается, что стороны могут выполнить его условия. После этого банк выдает аккредитив — по нему он открывает счет на имя поставщика, на него импортер перечисляет деньги. Вся сумма становится доступна продавцу зерна, только когда плательщик документально доказывает, что получил товар.

Если позже стороны вносят в договор изменения, об этом также сообщают банку и ждут его утверждения. Это может задержать доставку зерна на несколько недель или даже месяцев.

После этого поставщик получает от импортера инструкции, как расфасовать, документально оформить и маркировать мешки с кофе.

Халлинг. Параллельно с оформлением представители Tropiq заказывают у поставщика подготовку зеленого кофе к экспорту. Она включает в себя халлинг, в процессе которого с зерен снимают пачмент — пергаментную оболочку. Скорость этого процесса зависит от порядков и масштабов поставщика.

Дольше всего с заказом справляются крупные компании: у них десятки станций обработки и несколько драй-миллов. По сравнению с ними лучше работают небольшие поставщики. Обычно они владеют всего одной-двумя станциями обработки и одним драй-миллом, а зерно в пачменте закупают. Из-за производственной мощности такие поставщики берут в оборот меньшие объемы кофе, зато выполняют заказ быстрее и качественнее.

Кроме того, Tropiq могут обращаться к поставщикам, у которых нет станции обработки, зеленый кофе они покупают прямо у мелких фермеров. Такие микролоты тщательнее выращивают, собирают и обрабатывают, поэтому они чаще обладают более ярким вкусом. Недостаток этих поставщиков в том, что они доверяют халлинг сторонним драй-миллам и вынуждены контролировать их работу. Например, для того, чтобы при обработке зерно случайно не перемешали с другими лотами.

Драй-милл — этап, который подготавливает кофейное зерно непосредственно к транспортировке на экспорт.

Оценка предотгрузочного образца (PSS). На этом этапе импортер окончательно утверждает состав партий для отправки. Он делает это на основе предотгрузочного образца — зерен, которые уже расфасовали и приготовили к отправке из Аддис-Абебы. По качеству это тот же образец со склада, который прошел халлинг, классификацию и сортировку.

Его импортер тоже оценивает, ведь неправильная предэкспортная подготовка кофе может сказаться на его вкусе. Если координатора Tropiq не устроит предотгрузочный образец, он может попросить поставщика повторить этап подготовки либо отказаться от партии. В таком случае он заново начинает искать новых поставщиков и лоты.

Отправка кофе из Джибути. У Эфиопии нет выхода к морю, поэтому зерно отправляют грузовиками в соседнюю прибрежную страну — Джибути. Уже там его погружают на борт и отправляют на склады Tropiq в Европе и США.

На этом этапе зерна уже лишены пергаментной оболочки, а значит, они сильнее подвержены внешним воздействиям и могут начать проявлять признаки старения. Поэтому скорость действий на этом этапе очень важна для того, чтобы кофе доставили свежим. Импортер заинтересован в том, чтобы зерно доставили как можно раньше — чтобы у клиентов было больше времени для обжарки. Тут тоже могут возникнуть сложности: например, из-за спроса не удается занять место для груза на корабле, и кофе остается в порту.

Это основные и наиболее рутинные функции Александра из команды Tropiq. В зависимости от обстоятельств к ним добавляются задачи сверх плана.

Другие задачи импортера

Помимо основных задач, компании Tropiq нужно решать разные проблемы, связанные с доставкой кофе.

Например, транспортировку зерна могут сорвать племенные конфликты. Во время них повстанцы перекрывают дороги в Аддис-Абебу и из нее — в морской порт Джибути. В целях национальной безопасности правительство может заблокировать интернет или сеть 3G. А из-за плохой инфраструктуры или государственного нормирования могут отключить электроэнергию. Для решения этих ситуаций у импортера работает две команды по логистике в Осло и Аддис-Абебе.

Кроме того, когда кофе спустя месяц прибывает в Норвегию, Tropiq отправляют его образцы для проверки в свою лабораторию. Так импортер гарантирует, что каждая партия зерна того же качества, что он выбрал и купил в Эфиопии. Если образцы будут отличаться по вкусу и качеству, компании нужно распределять риски и ответственность.

Главное

В сезон урожая импортер кофе Tropiq проходит несколько сложных этапов. Вот что он делает:

1. Исследует спрос и предложение рынка зерна, планирует покупки на основе статистики продаж и определяет маршрут по производствам.

2. Знакомится с работой ферм и станций обработки: изучает ассортимент сортов, условия произрастания, технологии и условия труда. Также отчитывается об этих осмотрах, намечает поставщиков и маршрут каппинг-трипа.

3. Встречается с поставщиками на каппинге, дегустирует сорта и выбирает кофе с наилучшим потенциалом.

4. Заключает предварительные договоры с поставщиками. Это дает ему право попасть первым к складским образцам для закупки.

5. Готовит партии к отправке: получает аккредитив в Национальном банке Эфиопии, передает поставщику инструкции по документам, маркировке и отгрузке, ждет халлинг закупленного кофе, оценивает предотгрузочные образцы и организует транспортировку в порт Джибути и из него.

6. Решает непредвиденные ситуации. Например, организует доставку зерна в обход заблокированных дорог во время гражданских конфликтов.